Wenn die Boomer gehen: Wie Unternehmen ihr Erfahrungswissen bewahren

In einem Münchner Medienhaus arbeitet eine Frau, nennen wir sie Ines. Ines ist 63 und macht seit 1991 Chefin vom Dienst. Sie hört einer Livesendung an, wann sie kippt, ungefähr zwanzig Sekunden bevor es alle anderen merken. Sie hat einmal eine Sendung gerettet, weil sie beim Blick auf den Rückkanal spürte, dass die Schalte nicht kommt, und in vierzig Sekunden eine neue Reihenfolge in den Ablaufplan geschoben hat. Die Zuschauer haben nichts bemerkt. In keinem Sendehandbuch steht, wie das geht. In Ines' Kopf steht es seit dreiunddreißig Jahren.

Ines weiß außerdem, welcher Pressesprecher am Sonntagabend noch abhebt. Welches Archivmaterial falsch verschlagwortet ist und deshalb seit Jahren niemand findet. Welche Formulierung 2016 einmal eine Gegendarstellung ausgelöst hat und warum die Rechtsabteilung seitdem zweimal hinschaut.

In achtzehn Monaten geht sie in Rente. Ihre Nachfolgerin ist längst da. Sie ist 29, denkt in Plattformen statt in Sendeplätzen, schneidet vertikal, versteht Communities besser als Ines es je tun wird, und wird an dem Tag, an dem Ines das Haus zum letzten Mal verlässt, einen Bruchteil dessen wissen, was Ines weiß.

Das ist keine Mediengeschichte. In den Medien ist sie nur besonders gut zu sehen, weil dort die Nachwuchsdebatte seit Jahren laut geführt wird und die Übergabedebatte fast gar nicht. Wir reden viel darüber, wie wir junge Menschen in die Branche holen. Wir reden erstaunlich wenig darüber, was sie vorfinden, wenn sie da sind, und wer ihnen eigentlich noch beibringen soll, was in keinem Lehrplan steht.

Bei XIBIX Solutions haben wir irgendwann aufgehört, über das Thema zu reden, und uns zu einem internen Hackathon zusammengesetzt. Der Ausgangspunkt war unser eigener Schmerz: Wissen verteilt über Confluence, Chatverläufe, Postfächer, Projektordner und die Köpfe von Menschen, die gerade in einem anderen Projekt stecken.

Wir haben mit agentischem Coding gearbeitet, also die KI nicht als Autovervollständigung genutzt, sondern als Mitentwicklerin, die ganze Arbeitsschritte selbstständig übernimmt. Was früher eine Sprintplanung gewesen wäre, war ein Prototyp in Stunden. Das ist an sich schon eine Geschichte über Wissen: Erfahrung wird nicht wertloser, wenn Werkzeuge schneller werden. Sie wird wertvoller, weil die Frage, was man baut, plötzlich schwerer wiegt als die Frage, wie schnell man es baut.

Aus dem Prototyp wurde eine Lösung, die wir intern nicht mehr abschalten wollten, und daraus wurde Mindhub. Die Idee dahinter ist unspektakulär und genau deshalb wirksam: Verstreutes Unternehmenswissen wird an einer Stelle zusammengeführt, aus bestehenden Quellen und aus dem, was Menschen im Gespräch beitragen. Gesucht wird nicht in Ordnerstrukturen, sondern in natürlicher Sprache, so wie man einen erfahrenen Kollegen fragen würde. Und jede Antwort kommt mit Herkunft, damit nachvollziehbar bleibt, worauf sie beruht.

Nichts davon ersetzt Ines. Aber es verändert, was passiert, wenn Ines geht. Statt eines Lochs bleibt ein Gesprächspartner, der ihre Erfahrung kennt und der Nachfolgerin nicht drei Jahre, sondern drei Monate abnimmt.

Sie brauchen dafür kein Budget und keine Freigabe.

• Machen Sie eine Liste der Menschen in Ihrem Bereich, die in den nächsten fünf Jahren gehen. Nicht anonym, mit Namen. Markieren Sie diejenigen, bei denen Ihnen beim Gedanken an ihren letzten Arbeitstag flau wird. Das sind meistens weniger als zehn Personen, und sie sind der eigentliche Fall.
• Setzen Sie sich mit einer dieser Personen für eine Stunde zusammen und stellen Sie eine einzige Frage: Was ist in den letzten zwölf Monaten schiefgegangen, und wie haben Sie es gelöst? Nehmen Sie das Gespräch auf, wenn alle einverstanden sind. Sie werden überrascht sein, wie viel in sechzig Minuten sichtbar wird, das in keinem System steht.
• Und dann klären Sie die unangenehme Frage: Wo würde diese Aufnahme landen, damit sie in zwei Jahren jemand tatsächlich findet? Wenn Sie darauf keine gute Antwort haben, haben Sie kein Dokumentationsproblem. Sie haben ein Infrastrukturproblem, und das ist die bessere Nachricht, weil es lösbar ist.