5 Change-Management-Tipps für die Ausbildung - Wie man Veränderungen erfolgreich umsetzt.

Der Bildungssektor steckt mitten in einer Transformation. Die Corona-Pandemie hat für einen rasanten Schub digitaler Lehre gesorgt. Der immer stärker werdende Wettbewerb zwischen Akademien, Hochschulen und Universitäten führt dazu, dass die Einrichtungen Seminarteilnehmern und Studierenden immer mehr bieten müssen.

Die fortschreitende Digitalisierung insbesondere aufgrund der Künstlichen Intelligenz macht es erforderlich, dass die eigenen Studienangebote und Lehrgänge stetig überarbeitet werden müssen. Auch trifft die heutige Studierweise immer seltener mit der Lebenswirklichkeit der Studierenden zusammen. Sprich: Wir alle müssen uns permanent wandeln. In diesem Blogbeitrag erklären wir, wie man durch Change Management dabei seine Mitarbeitenden mitnimmt.

Menschen sind nicht per se gegen Veränderung. Ganz im Gegenteil. Allerdings wollen sie beim Wandel aktiv dabei sein, statt sich bzw. ihre Arbeitsweise verändern zu lassen. Daher gilt es bei Change-Prozessen zwei Dinge zu beachten: Mitarbeitende sollten weitestgehend miteingebunden werden, zum Beispiel indem (Zukunfts-)workshops möglichst partizipativ gestaltet werden. Außerdem ist genau das wichtig, was wir Medienmenschen eigentlich am besten können sollten: Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation.

Jeder Veränderung, also einem neuen Studiengang, einer neuen Software, einem neuen Studierkonzept, sollte eine Vision und Strategie zu Grunde liegen. Denn gerade im Bildungsbereich will man nicht nur wissen, was sich ändern soll, sondern vor allem auch warum. Nur dann gelingt es, Kolleginnen und Kollegen und vor allem die Mitarbeitenden mitzunehmen, die nicht direkt an einen berichten. Hierbei ist wichtig: Lieber alles sieben Mal sagen als nur ein Mal. Dies ist ähnlich wie bei der Fernsehwerbung: Sieht man den Werbespot nur ein einziges Mal, verpufft dieser leichter, als wenn man die Vision mehrfach – idealerweise auf verschiedenen Kanälen wie Einzelgespräche, Intranet, Mitarbeiterzeitung und Personalversammlung – wahrnimmt. Außerdem muss die Kommunikation auch von verschiedenen Personen synchron laufen: vom direkten Vorgesetzten und von der Chefetage, damit klar wird, dass auch diese hinter der Veränderung steht.

Das US-amerikanisches Change-Management-Unternehmen Prosci hat in seinem ADKAR-Modell fünf Schritte definiert, die unbedingt in dieser Reihenfolge bei Veränderungen ablaufen müssen, wenn diese erfolgreich verlaufen sollen:

1. Muss bei den Mitarbeitenden ein Bewusstsein (Awareness) hergestellt werden, warum die Veränderung stattfinden soll und was passieren würde, wenn alles beim Alten belassen werden würde.
2. Muss der Wunsch geweckt werden (Desire), dass man selbst am Change-Prozess mitwirken möchte.
3. Muss das nötige Wissen, zum Beispiel durch Schulungen oder Tutorials, vermittelt werden (Knowledge).
4. Muss auch die Möglichkeit geschaffen werden, die Veränderungen umzusetzen (Ability).
5. Muss die Veränderung so verankert werden, dass es einem nicht mehr wie etwas Neues vorkommt (Reinforcement).

Der häufigste Fehler bei Veränderungsprojekten ist jedoch: Man startet mit Schulungen, ohne dass die Mitarbeitenden überzeugt davon sind, dass der Wandel sinnvoll bzw. nötig ist. Die Folge ist, dass die eine Hälfte in der Schulung über die Sinnhaftigkeit diskutiert, die andere nicht genau weiß, was sie mitnehmen soll. Daher gilt es laut Prosci, streng von Awareness bis Reinforcement durchzugehen und entsprechende Kommunikations- bzw. Change-Management-Maßnahmen für die Mitarbeitenden aufzusetzen.

Optimal ist es folglich: Wenn man beispielsweise ein neues Notenmelde-System an einer Hochschule einführen will, schafft man erst Bewusstsein, warum es dieses braucht. Womöglich lässt sich dadurch in der Verwaltung etwas vereinfachen und besser darstellen. Anschließend erklärt man den Dozierenden, was sie davon haben: Womöglich wird die Eingabe der Noten leichter und sie können diese später auch einfacher ändern. Erst dann schult man die Mitarbeitenden. Man muss ihnen natürlich die Möglichkeit bieten, dieses Programm zu nutzen. Und letztlich ist es wichtig, dass künftig nur noch dieser Weg der Notenmeldung genutzt wird und nicht parallel noch Papier-Scheine ausgestellt oder Excel-Tabellen mit Noten verschickt werden.

1. Transparente und offene Kommunikation: Wer etwas verbirgt oder nicht mit dem eigentlichen Grund für den Wandel herausrückt, dem fällt dies im späteren Verlauf des Veränderungsprojekts fast immer auf die Füße.

2. Analyse vor Aktionen: In manchen Change-Projekten ist schon ein Bewusstsein für den Wandel vorhanden. Deshalb sollte vor konkreten Change-Management-Maßnahmen immer erst eine IST-Analyse erfolgen, wie die Mitarbeitenden zum Wandel stehen. Dies spart oft viel Zeit und Geld. Die IST-Analyse kann zum Beispiel durch einen (Online-)Fragebogen, ein qualitatives Leitfadeninterview oder ein Gruppengespräch durchgeführt werden.

3. Symbolik nicht außer Acht lassen: Auch non-verbale Kommunikation und Symbole sind wichtig und dürfen nicht unterschätzt werden. Insbesondere auf Personalversammlungen sollte dies bedacht werden. So passt es nicht ins Bild, wenn man eine digitale Hochschule werden will, aber Unterlagen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten ausgedruckt verteilt.

4. Keine Ausnahmen für die Führungsebene: Wenn man beispielsweise für Dozierende einen Multispace-Arbeitsraum einrichtet statt klassischer Zellenbüros, sollte man als Chefin bzw. Chef auch selbst auf sein Einzelbüro verzichten.

5. Rolle der direkten Vorgesetzten: Idealerweise sollten Mitarbeitende hier das beste Vertrauensverhältnis haben. Daher sollten direkte Vorgesetzte stark in die Kommunikation bei Veränderungsprojekten eingebunden sein und ihren Mitarbeitenden vor allem Angst nehmen. Denn Blockaden bei Change-Projekten resultieren oftmals aus Angst oder Ungewissheit auf Seiten der Mitarbeitenden.

Wer Veränderungen anstrebt, sollte unbedingt auf ein professionelles Change Management achten. Es wäre fatal, wenn zu viele Mitarbeitende nicht mitziehen oder nur halbherzig die neuen Arbeitsweisen umsetzen. Dass man den Menschen in den Mittelpunkt rückt, ist nicht nur aus sozialen Gesichtspunkten wünschenswert, sondern auch aus betriebswirtschaftlichen Überlegungen sinnvoll.

Markus Kaiser ist selbst nach dem Prosci-Standard zertifiziert und hat dort eine Train-the-Trainer-Ausbildung absolviert. Vom Autor stammen die Bücher „Change Management in der Kommunikationsbranche“, „Change Management im Public Sector“ und „Change in der Medien- und Kommunikationsbranche“.